Expense entryЗапись расходов
Step-by-step entry with checks as people fill in the form.Пошаговая форма с проверкой данных во время заполнения.
01 / Context01 / Контекст
Expense reporting for employees and finance teamsУчёт расходов для сотрудников и финансовой команды
ExpReporting helps employees report trip expenses and companies track and reimburse them. It is designed to replace spreadsheets and email chains with expense entries, receipt uploads, and synced mobile and desktop views.В ExpReporting сотрудники отчитываются о командировочных расходах, а компании отслеживают и возмещают их. Продукт задуман как замена таблицам и цепочкам писем: расходы и чеки можно добавлять в поездке, а данные синхронизируются между телефоном и компьютером.
I designed for both sides of the process. Employees needed a quick way to log expenses while traveling. Finance teams needed to review claims, check them against company rules, and see which requests were still waiting.Я учитывал задачи обеих сторон. Сотрудникам нужно быстро записать расходы в поездке. Финансовой команде нужно проверить заявки по правилам компании и увидеть, какие ещё ждут решения.
02 / Task02 / Задача
Guide each expense from entry to reimbursementУпростить путь от записи расхода до возмещения
Employees forgot receipts, accountants spent too long checking claims, and currencies and allowances caused confusion. People also struggled to see the status of reimbursement. I needed to address these problems in one flow, from recording an expense to receiving a decision.Сотрудники забывали чеки, бухгалтерия тратила много времени на проверку, а валюты и суточные вызывали путаницу. При этом было непонятно, на каком этапе находится возмещение. Нужно было решить эти проблемы в одном сценарии: от записи расхода до решения по заявке.
Review and approvalПроверка и согласование
Structured data, filters, and automation to support claim reviews.Структурированные данные, фильтры и автоматизация для проверки заявок.
Request trackingОтслеживание заявок
Statuses, history, and remaining travel allowances in one place for both teams.Статусы, история и остаток командировочных лимитов в одном месте для обеих сторон.
Flexible policiesПравила компании
Approval flows, daily allowances, and currencies adapted to company rules.Маршруты согласования, суточные и валюты с учётом правил компании.
Report on the goОтчётность в поездке
The same core tasks on a phone, so employees can log expenses during the trip.Основные функции на телефоне, чтобы записывать расходы прямо в командировке.
Design systemДизайн-система
Shared components, tokens, and spacing for consistent desktop and mobile interfaces.Общие компоненты, токены и отступы для согласованных интерфейсов на компьютере и телефоне.
Visual languageВизуальный язык
IBM Plex Sans, restrained purple accents, and a structured layout help organize dense financial information.IBM Plex Sans, сдержанные фиолетовые акценты и чёткая структура помогают работать с большим объёмом финансовых данных.
Each request brings together receipts, company rules, approvers, and comments, so the trip’s details can be reviewed without searching through email.В заявке собраны чеки, правила компании, согласующие и переписка. Детали поездки можно проверить без поиска по почте.
03 / My contribution03 / Мой вклад
Connect research, structure, and interface designСвязать исследование, структуру и дизайн интерфейса
I worked on research, information architecture, a modular design system, and desktop and mobile interfaces. Shared typography, colors, components, and spacing gave new features a consistent starting point.Я занимался исследованием, информационной архитектурой, модульной дизайн-системой и интерфейсами для компьютера и телефона. Общие правила типографики, цветов, компонентов и отступов стали основой для новых функций.
I considered both the full reporting process and the details that help people read a receipt, understand a status, or follow a comment.Я прорабатывал и весь процесс отчётности, и детали: как прочитать чек, понять статус заявки и найти нужный комментарий.
04 / Process04 / Процесс
Find what slows reporting and approvalНайти, что замедляет отчётность и согласование
Interviews with employees, accountants, and travel managers, plus a survey of more than 500 people, showed why receipts went missing and approvals took time. I used the findings to map user journeys, build prototypes, and design a responsive interface for testing and development.Интервью с сотрудниками, бухгалтерами и менеджерами по командировкам, а также опрос более 500 человек показали, почему теряются чеки и затягивается согласование. По результатам я описал сценарии, собрал прототипы и подготовил адаптивный интерфейс для тестирования и разработки.
Understand the problemsРазобраться в проблемах
Talk to employees and finance teams, then review the spreadsheets and tools they already use.Поговорить с сотрудниками и финансовой командой, изучить их таблицы и рабочие инструменты.
Map the request flowОписать путь заявки
Map the journeys, prioritize problems, and test the structure in wireframes before detailed UI design.Описать сценарии, определить приоритетные проблемы и проверить структуру на вайрфреймах до детального дизайна.
Prototype the flowПрототипировать сценарий
Test interactive prototypes of expense entry and approval on desktop and mobile.Проверить интерактивные прототипы записи расходов и согласования на компьютере и телефоне.
Hand over a systemПередать систему
Document reusable components for tables, statuses, and forms to support future work.Описать переиспользуемые компоненты таблиц, статусов и форм для дальнейшей работы.
05 / Result05 / Результат
Each request, from receipt to decisionВесь путь заявки: от чека до решения
The design combines expense entry and receipt uploads with checks against company rules. Each request has a timeline and in-app chat, with exchange rates shown where needed. The mobile version supports the same reporting process during a trip.Дизайн объединяет запись расходов, загрузку чеков и проверку правил компании. У каждой заявки есть история и встроенный чат, а курсы валют показаны там, где они нужны. Мобильная версия позволяет работать с отчётностью прямо в поездке.